Ön Büro Müdürü(Front Office Manager) Görev ve Sorumlulukları Nelerdir? | Otelcilik ve Turizm

 Ön büro departmanının iki takım üyesi Resepsiyonist ve Bellboy'un görev ve sorumluluklarını inceledikten sonra sizler için Ön Büro Müdürünün(Front Office Manager) görev ve sorumluluklarını inceledik.

Ön Büro Müdürü İş Tanımı

Ön Büro uygulamalarında yetkilidir. Otelin Ön Büro departmanını organize eder, bu bölümde

çalışan kişilerin uyumlu ve sistemli bir şekilde yönetilmelerini sağlar. Ön Büro departmanının diğer

departmanlar ile ilgili koordinasyonunu sağlar. Otel Müdürü’ne karşı sorumludur.

Ön Büro Müdürü Görev ve Sorumlulukları

• Departmanın gelir ve giderlerinin bütçe paralelinde gerçekleşmesini sağlar.
• Günlük, haftalık oda dağılımlarının kontrolünü yapar ve optimal doluluğu sağlar.
• Diğer departmanlarla olan koordinasyonu sağlar.
• Yayınlanmış olan Ön Büro standart operasyon prosedürleri doğrultusunda departmanın hatasız çalışmasını sağlar.
• Harici yazışmaların gecikmeden ve hatasız yapılmasını sağlar ve kontrol eder.
• Tüm misafir kayıtlarının eksiksiz alınmasını sağlar.
• No Showlar ile ilgili Satış Müdürü ile birlikte araştırma yapar ve gerekiyorsa faturasını çıkartır.
• VIP Odaların bilgilerini önceden diğer ilgili departmanlar ile paylaşır ve organizasyonu yapar.
• Misafir yorumlarından derlenen Ön Büro ile ilgili öneri, şikâyet ve eleştirileri personeli ile birlikte değerlendirir, iyileştirme çalışmalarını yaparak misafir memnuniyeti seviyesini en üst düzeyde tutmaya çalışır.
• Yazılı gelen her türlü misafir şikâyetine dönüş yapar.
• Misafir profillerini eksiksiz doldurtarak misafir istek ve ihtiyaçlarını sisteme girer ve takibini sağlar. İlgili birimleri bilgilendirir. ( CRM )
• Senelik Bütçenin Ön Büro ile ilgili kısımlarının hazırlanmasından sorumludur.
• Zimmeti altında olan kasa avansının ve Master Key’lerin doğru kullanılmasından sorumludur.
• Yönetim Toplantılarında alınan kararların personeline aktarılmasından ve uygulanmasından sorumludur.
• Günlük, haftalık, aylık hazırlanması gereken raporlardan sorumludur.
• Resmi makamlarca departmanında tutulması gerekli kayıtların hatasız, zamanında ve gerektiği düzende tutulmasını sağlar.
• Tur operatörleri ve şirketlerle yapılan sözleşmelerin gereğini yapar.
• Yönetimi altındaki personelin performansını takip eder ve sezon sonu değerlendirmelerini yapar.
• Periyodik departman toplantılarını yapar, toplantı notlarını Otel Müdürü’ne yazılı olarak iletir.
• Personelin sorunlarına ve önerilerine açık olur, çözüm üretir.
• Geleceğe yönelik personel planlamasını yapar.
• Misafirlere verilen her servisin en iyi servis olması için personeli teşvik eder.
• Otelin doluluğunun mümkün olan en üst düzeyde gerçekleşmesi için çalışır.
• Otel Müdürü tarafından bu iş tanımında yer almayan özel görevler üstlenmesi istenebilir.
• Ön Büro’yu ilgilendiren tüm iç ve dış çalışma alanlarından sorumludur. ( Ön Kapı, Belldesk,
• Concierge Desk, İş Merkezi, Emanet Kasalar, Lobi )