Otelcilik Sektöründe Room Discrepancy Nedir? | Otelcilik Turizm |

 Otelcilik Sektöründe Room Discrepancy Nedir?

Room Discrepancy (Türkçe karşılığı Oda Uyuşmazlık Raporu) Önbüro sisteminde kayıtlı olan misafir odasının durumu ve/veya kişi sayısı ile Housekeeping departmanının kontrolleri sırasında fark ettiği uyuşmazlıktır. 

Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse, otelimizin Misafirimiz 1 kişilik rezervasyon yaptırmış, fakat odada 2 kişi konaklama gerçekleştirdiğini varsayalım. Housekeeping günlük kontrolünde bu durumu fark edip Ön Büro departmanına bildirir. Tam tersi durum da olabilir, 2 kişilik rezervasyon yaptırıp 1 kişi de kaldığını düşünürsek yine uyuşmazlık gösterecektir. 

Şöyle bir olayla da karşılaşabiliriz:

Misafir 3 gece rezervasyon yaptırıp 2 gece konaklayıp resepsiyona bildirmeden odayı boşaltıp çıkış yaptığını düşünelim. Bu örnekte de uyuşmazlık karşımıza çıkacaktır.

Room Discrepancy amacı, gelirlerin kontrolü ve misafir memnuniyeti adına uyuşmazlık gösteren odaların yanlışlıklarının düzeltilmesidir. Bu durumun misafir memnuniyeti ile ne alakası var diyebilirsiniz. Şöyleki, kişi sayısı üzerinden fiyatlandırma yapan bir işletmede çalıştığımızı düşünelim. Diyelim ki, misafirimiz 1 kişi konaklama yapmış fakat bizim sistemimizde odaya 2 kişilik fiyat charge edildiğini düşünelim. Çıkış işleminde misafir memnuniyetsizliği ortaya çıkabilir.

Hazırlanan bu raporla birlikte Walk Out denilen hesabı ödemeden çıkan misafirlerinde kontrolü sağlanabilir. Resepsiyona haber vermeden çıkış yapan misafirin odasına ücret basılmaz.

Peki nasıl uygulanır?

Bir kaç madde ile nasıl uygulanması gerektiğini açıklamaya çalışacağım. Uygulama aşaması işletmeden işletmeye fark gösterebilir, fakat temelinde hepsi aynıdır :)

• Housekeeping(HK), öğlen ve akşam olmak üzere günde 2 kere uyuşmazlık kontrolü yapar.
• Kişi farkı varsa, oda aranır ve kibarca durum anlatılır. Misafir odada değilse Ön Büro ile iletişime geçmesi için odaya mesaj kartı bırakılır. Konu, Logbook/Handover'a not alınarak bir sonraki vardiyaya aktarılarak misafirle iletişime geçilmesi sağlanır. Bu durumun Gece işlemleri yapılmadan çözümlenmesi gerekir. Eğer gece işlemlerine kadar misafire ulaşılamadıysa, HK tarafından verilen Uyuşmazlık Raporuna göre düzeltmeler yapılır.(Person Discrepancy)
• HK raporunda oda BOŞ, FO sisteminde oda DOLU gözüküyorsa; aynı şekilde misafir aranır, cevap alınamazsa Bellboy odaya gönderilerek kontrol ettirilir. Eğer odada misafire ait herhangi bir eşya yok ise misafire iletişim bilgileri üzerinden veya rezervasyon yaptıran kişiye ulaşılarak durum izah edilmelidir. Misafire hiçbir şekilde ulaşamıyorsak FO sistemi üzerinden çıkış işlemleri yapılır ve kontrolsüz giriş yapılmaması için oda kartı iptal edilmelidir.
• HK raporunda oda DOLU, FO sisteminde oda BOŞ gözüküyorsa, oda aranarak durum açıklanır ve misafir bilgileri alınarak rezervasyon kontrol edilir. Gerekli düzeltmeler sistem üzerinden yapılır. Misafire ulaşılamıyorsa, Güvenlik Departmanına bilgi verilir. Gün sonuna kadar misafire ulaşılamadıysa/otele gelmediyse misafir eşyaları Güvenlik-HK-FO eşliğinde tutanak tutularak Lost&Found(Kayıp Eşya) alınır. Kontrolsüz girişi engellemek amacıyla kapı kartı iptal edilir.
• HK departmanı Oda Uyuşmazlık Raporunu 3 nüsha olarak hazırlar. 1. nüsha Ön Büro departmanına, 2. Nüsha Muhasebe departmanına, 3. nüshada kendisinde kalır.

Room Discrepancy Terimleri

Person Discrepancy: Kişi uyuşmazlığı

Sleeps: Odanın HK raporunda DOLU - FO sisteminde BOŞ olması durumudur.

Skip: Odanın HK raporunda BOŞ - FO sisteminde DOLU olması durumudur.

Sleep Out: Odada misafir eşyasının olup, misafirin odayı kullanmama durumudur.

Bu terimler Oracle - Opera PMS üzerinde bulunan terimlerdir.